Kivitendo-Umstieg für Kfz-Betriebe

Für wen der Umstieg passt

Viele Werkstätten und kleinere Autohäuser nutzen kivitendo seit Jahren als solide Lösung für Faktura und Finanzbuchhaltung. Fahrzeugakten, HU-Termine, Mechaniker-Stundenzettel und die Kommunikation mit Kunden laufen parallel — in Excel-Listen, Papierordnern oder per WhatsApp am Privathandy. Der Umstieg auf LxCars bringt genau diese Werkstatt-Prozesse mit dem kaufmännischen Teil zusammen, ohne dass der kivitendo-Bestand verworfen werden muss.

Was automatisch übernommen wird

Kundendaten mit Historie

Privat- und Firmenkunden werden inklusive Kontaktpersonen, Bankverbindungen und Umsatzhistorie übernommen. Adressänderungen aus der kivitendo-Historie landen als Einträge in der Kundenakte und bleiben nachvollziehbar.

Artikel- und Leistungskatalog

Arbeitspositionen (Ölwechsel, Bremsen hinten, Diagnose etc.), Ersatzteile und Warengruppen werden mit Preisen und Lieferanten­zuordnungen übernommen. Lieferanten-Preislisten und VK-Staffeln bleiben erhalten.

Belegarchiv

Angebote, Rechnungen und Gutschriften der vergangenen Jahre werden als vollständige Historie importiert — mit Belegdatum, Nummer und Positionen. Damit bleibt die Nachvollziehbarkeit früherer Arbeiten pro Kunde und Fahrzeug erhalten.

Buchhaltung

Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Steuerschlüssel und Buchungssätze werden übernommen. Der DATEV-Export aus LxCars liefert das gewohnte Format — die Übergabe an den Steuerberater ändert sich dadurch nicht.

Offene Posten

Unbezahlte Rechnungen, Mahnstufen und Zahlungseingänge wandern mit. Am Tag des Go-lives ist die OP-Liste im neuen System identisch mit der alten.

Was durch den Umstieg neu dazukommt

Genau hier liegt der Gewinn gegenüber einem reinen Versionswechsel:

• Strukturierte Fahrzeugakte mit Zuordnung zum Kunden. Jedes Fahrzeug hat eine eigene Historie, die automatisch aus den migrierten Rechnungen befüllt wird.
• Fahrzeugscheinscanner — Neufahrzeuge werden per Foto der Zulassungs­bescheinigung in Sekunden angelegt. Über 50 Felder werden per KI erkannt.
• KBA-Abgleich: HSN/TSN führt automatisch zu den Fahrzeug­typdaten (Hubraum, Leistung, Achslast) — ohne Nachschlagen im Papier-Typenkatalog.
• Mechaniker-Modus auf dem Tablet an der Hebebühne: Arbeitsanweisungen einsehen, Zeit pro Position stoppen, Ersatzteile mit Foto anfordern.
• TÜV-Mängelkatalog nach HU-Richtlinie, inklusive automatischer HU-Erinnerung per WhatsApp an den Fahrzeughalter.
• KI-Positionsvorschläge aus der gerade migrierten Rechnungshistorie: Die KI kennt Ihre typischen Arbeitsinhalte und schlägt bei neuen Arbeitsanweisungen passende Positionen vor.

Je umfangreicher die übernommene Rechnungs- und Auftragshistorie, desto präziser fallen die Positionsvorschläge vom Zeitpunkt der Umstellung an aus.

Der typische Ablauf in einer Werkstatt

1. Erstgespräch vor Ort oder per Video — Datenbestand sichten, Wunsch-Stichtag festlegen
2. Analyse auf einer Datenbank-Kopie, schriftlicher Report mit Mengengerüst
3. Testlauf in einer LxCars-Testumgebung — Sie können die migrierten Daten vorab prüfen
4. Stammdaten­bereinigung (optional) — Dubletten, ungenutzte Artikel, stillgelegte Fahrzeuge aussortieren
5. Schulung für das Werkstatt­team (Mechaniker-Modus) und die Büroseite (Faktura, TÜV-Verwaltung) — meist getrennt, weil unterschiedliche Ansichten
6. Go-live am Wochenende mit Delta-Lauf und Apache-Umstellung
7. Begleitung in den ersten zwei bis vier Wochen nach Umstellung, damit bei Unsicherheiten schnell jemand erreichbar ist

Grenzen der automatischen Übernahme

Folgende Punkte werden nicht über das Migrationsskript übertragen und sind bei Bedarf separat zu berücksichtigen:

• Selbst geschriebene Perl-Erweiterungen aus SL/Controller/ oder SL/DB/, die in LxCars neu implementiert werden müssen
• Benutzerdefinierte Reports oder Auswertungen außerhalb des kivitendo-Standardschemas
• Archivierte E-Mail-Korrespondenz aus dem kivitendo-Dokumentenmanagement — diese wird nach dem Einrichten der IMAP-Konten in LxCars neu eingelesen

Der Umfang solcher individuellen Anteile wird während der Vorab-Analyse erfasst und als separater Leistungsbaustein ausgewiesen.

Kostenpflichtiger Komplett-Umstieg

Wir bieten den kompletten Umstieg als Festpreis an, speziell kalkuliert für Kfz-Betriebe:

• Datenanalyse und schriftlicher Bericht
• Testlauf auf Ihrer echten Datenbank-Kopie
• Anpassung der Rechnungs- und Angebotsvorlagen an Ihr Briefpapier
• Einrichtung des Werkstattmoduls inkl. Mechaniker-Arbeitsplätze
• Schulung für Werkstatt und Büro (jeweils zwei bis vier Stunden)
• Go-live am Wochenende mit Remote-Bereitschaft am Montag
• Zwei bis vier Wochen erweiterter Support nach Umstellung

Der genaue Preis hängt von Datenbestand, Anzahl Arbeitsplätze und gewünschtem Schulungs­umfang ab. Nach einem kurzen Erstgespräch erstellen wir ein konkretes Angebot.

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