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E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung)

E-Rechnungen an Flotten, Leasinggeber und Behörden – Teilerechnungen automatisch erfassen

Wen die E-Rechnung in der Werkstatt betrifft

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit 2025, das Versenden wird ab 2027 bzw. 2028 Pflicht. Für eine Werkstatt bedeutet das:

Privatkunden

Keine Änderung — die Rechnung bleibt ein normales PDF

Gewerbekunden

Flottenbetreiber, Leasinggesellschaften, Handwerksbetriebe mit Firmenfahrzeugen — E-Rechnung im ZUGFeRD-Format

Öffentliche Hand

Kommunale Fuhrparks, Bauhöfe, Rettungsdienste — XRechnung mit Leitweg-ID

Lieferanten

Teilehändler und Großhändler schicken zunehmend ZUGFeRD-Rechnungen — diese müssen Sie verarbeiten können

Vom Werkstattauftrag zur E-Rechnung

Der Ablauf in der Werkstatt ändert sich nicht: Der Auftrag wird abgearbeitet, der Mechaniker erfasst seine Arbeitszeit im Mechaniker-Modus, das Büro erstellt die Rechnung. Ist der Kunde auf E-Rechnung eingestellt, erzeugt das Büro über das Aktionsmenü der Rechnung zusätzlich die E-Rechnung.

Das Format hinterlegen Sie einmal in den Kundenstammdaten. Arbeitswerte in Stunden, Teile in Stück oder Liter Öl werden automatisch in die genormten Einheiten der E-Rechnung übersetzt. Eine Prüfung vor dem Export meldet fehlende Angaben — etwa eine fehlende USt-ID des Flottenkunden —, bevor die Rechnung rausgeht.

Behörden als Kunden

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen Sie beim Kunden die Leitweg-ID ein. Sie wird automatisch in jede XRechnung an diesen Kunden übernommen.

Teilerechnungen ohne Abtippen

Rechnungen von Teilelieferanten im ZUGFeRD- oder Factur-X-Format laden Sie in die Belegerfassung hoch. LxCars erkennt die eingebetteten Daten und übernimmt Lieferant, Beträge und Positionen unverändert. Für Papierrechnungen und Fotos übernimmt die KI-Eingangsrechnungs-Analyse.

Technische Details

LxCars basiert auf OpensourceERP. Formate und Profile, die Herkunft der Rechnungsdaten und alle Einstellungen sind dort ausführlich beschrieben: E-Rechnung in OpensourceERP.

Die Grundlagen der Rechnungserstellung finden Sie unter Faktura & Belege.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen meine Privatkunden eine E-Rechnung?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Privatkunden erhalten ihre Werkstattrechnung weiterhin als normales PDF — per E-Mail, WhatsApp oder ausgedruckt.

Ein Fahrzeug gehört der Stadtverwaltung. Was muss ich beachten?

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID. Stellen Sie beim Kunden das Format XRechnung ein und tragen Sie die Leitweg-ID ein, die Ihnen die Behörde mitteilt.

Mein Teilelieferant schickt ZUGFeRD-Rechnungen. Muss ich die abtippen?

Nein. Laden Sie die PDF in die Belegerfassung hoch. LxCars liest die eingebetteten Rechnungsdaten aus und erstellt daraus einen Buchungsvorschlag.

Muss ich für jede Rechnung das Format neu auswählen?

Nein. Das Format wird einmal pro Kunde hinterlegt. Beim Erzeugen der E-Rechnung verwendet LxCars automatisch die passende Einstellung.